O nosso tempo 3

Regressei ao Incursões depois de uma ausência prolongada, quebrada apenas por visitas pontuais. Encontro um Incursões muito activo e sempre interessante. Algumas beliscaduras nalgumas comunicações, o que também é normal. Nem sempre reagimos bem a opiniões muito diferentes das nossas e nem sempre estamos com paciência. No entanto, é uma boa aprendizagem, essa da paciência e o de tentar perceber pontos de vista muito distantes dos nossos.
Bom, tudo isto para introduzir o meu tema, da gestão do nosso tempo. Já tinha escrito este texto há muito, mas só agora regresso com mais vagar para estas lides. Pensei em não o colocar dada a distância dos outros textos. Além disso, temas mais altos se alevantam. Todavia, como já estava escrito, aqui vai, esperando que vos seja útil, de alguma maneira.

Algumas dicas finais sobre a gestão do nosso tempo.
Relativamente ao conjunto de coisas que temos que fazer ao nível profissional, é importante pensarmos em termos de objectivos: qual o resultado final que queremos atingir? Em que prazo pretendemos atingi-los? Que condições devemos respeitar?
O facto de pensarmos em termos de objectivos provoca uma maneira de raciocinar e de agir voltada para o futuro: direcciona para onde se pretende ir; ajuda a estabelecer prioridades.
Algumas bases para a construção de objectivos: explicitação clara do que se quer realizar; os resultados a atingir devem ser mensuráveis e/ou observáveis; fixar prazos (realização prevista em tal data); identificação clara dos responsáveis pela execução; definição das condições de execução; ser realizáveis; ser negociados, ou seja nunca impostos sem diálogo. Por fim é fundamental que sejam estimulantes para quem executa.

É também conveniente: diferenciar o importante do urgente. São importantes as actividades que contribuem para a realização dos nossos objectivos e/ou oferecem maiores oportunidades de sucesso. Avaliar actividades. Consiste em pensar, relativamente a uma dada actividade ou tarefa: corresponde realmente ao que eu devo fazer? Este trabalho é necessário? Devo ser eu próprio fazê-lo? Simplificar, automatizar o trabalho, tirar o melhor partido dos métodos, técnicas e instrumentos de trabalho.

Alcançar os objectivos passa pelo anular dos factores desperdiçadores de tempo. Estes desperdiçadores de tempo são disfunções que provocam o uso inadequado ou insatisfatório do tempo na perspectiva do indivíduo ou da empresa. Têm várias causas. Estruturais: as provenientes de pontos relacionados com a estrutura organizacional: indefinição de níveis de responsabilidade e autoridade. Culturais: as que dizem respeito aos traços da cultura e hábitos organizacionais. Individuais: as de carácter pessoal que se manifestam através de estilos próprios: falta de autodisciplina, falta de delegação,... Gerenciais: gastar tempo excessivo com problemas trazidos por colaboradores; supervisionar colaboradores em excesso ou insuficientemente, …

Outros desperdiçadores de tempo:
Programar trabalhos menos importantes antes dos prioritários;
Começar a fazer algo sem antes pensar cuidadosamente sobre o mesmo;
Incapacidade para dizer não;
Manter quantidades excessivas de registos complicados ou excessivos;
Fazer coisas que podiam ser feitas por equipamentos ou por outros;
Lidar com variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo.
Permitir divagações em reuniões e divagações em contactos de trabalho.

Para ultrapassar estes disfuncionamentos podemos recorrer a várias técnicas: abreviar contactos; confiar tarefas; adoptar uma atitude positiva; gerir calendários e agendas; conduzir reuniões adequadamente; analisar os níveis e eficiência ao longo do dia; posto de trabalho, nomeadamente a secretária, organizado; classificar documentos para poder encontra-los com facilidade; utilizar o telefone adequadamente (podemos fazer uma gestão mais eficiente do tempo se fixarmos um período para fazermos as chamadas, separado do resto do dia de trabalho, efectuando-se em primeiro lugar as mais importantes); gerir as visitas que recebemos; querer e saber dizer não; treinar bons hábitos de trabalho; controlar os resultados.

Para maior desenvolvimento ver em expressoemprego.

Termino citando Almada Negreiros:
Entrei numa livraria. Pus-me a contar os livros que há para ler e os anos que terei de vida. Não chegam! Não duro nem para metade da livraria! Deve haver certamente outras maneiras de uma pessoa se salvar, senão... estou perdido.
in A Invenção do Dia Claro